Comme les employés de la majorité des entreprises sont amenés faire souvent des voyages d’affaires, le recours aux services d’une agence de voyage pour professionnel est recommandé. Etant donné les millions d’offres sur le marché, il est assez difficile de trouver l’agence de voyage qui nous convient. Découvrez comment choisir son agence de voyage pour professionnel.
Déterminer préalablement vos besoins et ceux de vos employés
Afin de trouver la meilleure solution pour gérer ses déplacements professionnels, il faut se demander les bonnes questions par rapport à votre entreprise et ses habitudes de déplacement à savoir les habitudes de réservation de vos collègues, les attentes des voyageurs, les objectifs des déplacements, la fréquence de voyage, les besoins particuliers, …
Grâce à ces questions, vous aurez déjà une certaine idée sur l’emplacement de l’hôtel à réserver (quartier animé, quartier calme, à côté d’un supermarché, à proximité d’un point de rendez-vous ,…)
La deuxième étape pour bien choisir son agence de voyage pro consiste à concevoir une politique de voyages d’entreprise spécifique adaptée à votre entreprise. Pour ce faire, vous devez préciser les modalités de remboursement des frais avancés. L’objectif de cette politique de voyage d’entreprise est d’optimiser le contrôle des coûts et du budget alloué. Cela permet également d’assurer la sécurité et le confort des voyageurs d’affaires de votre entreprise.
Les autres critères à considérer avant de choisir son agence de voyage pro
Il importe de préciser que le rôle d’une agence de voyage à l’attention des professionnels est de libérer au maximum les entreprises des différentes contraintes liées à leurs voyages d’affaires. A cet effet, il faut prendre en considération la manière dont l’agence gère le parcours du voyageur dès son départ jusqu’à son arrivée (vols, taxis, hôtel, réservations, …), la disponibilité d’un agent particulier dédié à votre entreprise (interlocuteur unique, expérimenté et multilingues), les disponibilités des outils en ligne adaptés à votre politique de voyage, l’accessibilité aux services de l’agence (24h sur 24 et 7 j sur 7), etc. Veillez également à bien vérifier la capacité de votre agence à bien gérer les formalités administratives relatives aux déplacements notamment la prise en charge des visas, des modalités de facturation, etc.
Il existe actuellement des agences de voyage pour professionnel proposant un pack VIP en fonction des activités de leurs clients, du profil des voyageurs, etc. Cela comprend généralement un agent de terrain à votre disposition. Cependant, les agences de voyage disposant de ce genre de service affichent des tarifs plus élevés. Quoi qu’il en soit, il ne faut pas hésiter à discuter les prix.
Les avantages du recours à une agence de voyage
En passant par les services d’une agence de voyage pour professionnels, vous allez pouvoir gagner du temps. Vous n’êtes plus obligés de comparer toutes les offres proposées sur le marché. Grâce à votre agence, vous aurez la meilleure offre adaptée à vos attentes et à votre budget.
Après le voyage, vous n’avez pas besoin de traiter vos notes de frais. Grâce à ses expériences et ses savoir-faire, votre agence de voyage saura centraliser votre comptabilité et unifier vos paiements. De plus, toutes les factures seront envoyées automatiquement à votre entreprise.
Le fait de centrer l’ensemble de vos réservations sur une seule plateforme vous permet d’avoir une meilleure visibilité sur les dépenses à réaliser. Vous pouvez ainsi avoir un meilleur contrôle sur vos dépenses et d’adopter une politique de voyage appropriée.
Le fait que les agences de voyage soient disponibles 24 h/ 24 et 7 j sur 7 est un gros avantage pour assurer le bien-être et la sécurité de vos voyageurs. En cas d’annulation, de modification ou tout autre problème lors des déplacements, ils seront assistés par des professionnels.
